Аренда офиса: как сделать все правильно

Каждому предпринимателю требуется помещение, чтобы принимать посетителей, заказчиков, клиентов, разместить сотрудников — попросту работать. Собственные офисные помещения есть, конечно, не у всех, приходится арендовать.

Расскажем, как сделать все правильно, чтобы потом не возникли юридические проблемы.

Как проверить арендатора

В первую очередь следует убедиться в том, что вы имеет дело с уполномоченным лицом. Это может быть непосредственно собственник помещения, его уполномоченный представитель либо арендатор, который сдает часть площади в субаренду.

У представителей владельца нужно проверить наличие доверенности, а у арендатора — соответствующий договор, где должно быть указано, что он имеет право предоставлять помещения в субаренду.

Кроме того, вам нужно проверить:

1. Все документы на помещение. Это должны быть оригиналы или копии, но заверенные нотариально. Обычные копии легко подделываются; 
2. Свежую выписку из ЕГРН, которая заказывается на сайте Росреестра;
3. Договор купли-продажи;
4. Выписку из ЕГРЮЛ. Заказывается на сайте налоговой инспекции и позволяет убедиться, что перед вами именно руководитель компании, которая сдает офис.

Все эти документы обязательны к проверке. Не спешите, пообщайтесь, убедитесь, что перед вами действительно арендодатель или его представитель, что все документы в порядке. Только потом можно будет подписать договор аренды.

Какие пункты договора аренды наиболее опасны

Так как договор аренды является основным документом, защищающим права арендатора, ему следует уделить особое внимание. Опасными могут оказаться следующие пункты:

•  Что вам сдают в аренду. Должны быть указаны площадь помещения, этаж, адрес, номер и так далее. Сравните указанный метраж с данными кадастрового паспорта;
• Что входит в оплату аренды. Например, какие-то дополнительные услуги типа консьержа на входе в здание. Нужно уточнить, за какие коммунальные услуги придется платить вам, есть ли счетчики, как оплачивается уборка, охрана, парковка. Нюансов много, уточняйте;
• С какого момента начисляется арендная плата. Лучше всего, чтобы в договоре была формулировка «С момента подписания акта приемки помещения», ведь до точной даты вы, возможно, в офис переехать не успеете;
• Если в договоре указано, что арендную плату можно повышать чаще одного раза в год — это незаконно!
• За что вас могут выселить. Законно — за просрочку оплаты более двух раз, а также за ухудшение состояния помещения;
• Условия расторжения договора досрочно. Может, вы решите съехать раньше указанного в документе срока. Нужно оговорить, за какой период времени вы обязаны сообщить об этом арендодателю;
• Есть ли возможность поменять вид деятельности. Многие бизнес-центры уточняют, чем занимается фирма и стараются, чтобы конкуренты не оказались по соседству. Поэтому данный момент нужно оговаривать с арендодателем обязательно, чтобы не выселили за нарушение условий договора;
• Кто будет делать ремонт. Согласно законодательству, мелким ремонтом занимается арендатор, а вот капитальный является ответственностью арендодателя. Если в договоре указано, что всем будет заниматься арендатор — протестуйте;
• Все договоры аренды сроком более чем на год нужно регистрировать в Росреестре. Поэтому арендодатели стараются, чтобы срок аренды этот норматив не превышал. Должно быть указано, что договор потом можно продлить и у вас будет преимущественное право аренды;
• Наличие штрафов. Практически во всех бизнес-центрах есть Правила внутреннего распорядка. Например, мебель требуется завозить только с черного хода, оформлять электронные пропуска всем сотрудникам, делать заявку, если будете работать в воскресенье или поздним вечером. Правила эти общие, изучите их, чтобы не получить штраф;
• Оговорите все специальные условия, которые для вас критически важны. Например, наличие собственного сотрудника на ресепшен или рекламного баннера у входа.

Тщательное рассмотрение каждого пункта договора поможет предотвратить споры в будущем, защитит вас от недобросовестных арендодателей.

Как осмотреть помещение

Осмотр помещения не менее важен, чем договор аренды. Вам здесь работать, причем активно и ежедневно. Нужно обратить внимание на следующее:

• Состояние отделки. Если с потолка торчат провода, сыпется штукатурка, стены неровные, пол в трещинах, то принимать в помещении посетителей никак нельзя. Спросите арендодателя, когда офис смогут привести в порядок, укажите, что таким ремонтом должен заниматься он сам. Если вы хотите самостоятельно переделать помещение под себя, готовы оплатить, нужно оговорить, как будут компенсированы затраты, ведь отделку из офиса вы точно с собой не заберете;
• Проверьте, сколько розеток в каждой комнате, достаточно ли их для вашего количества сотрудников и компьютеров, не будет ли требоваться удлинитель. Не помешает убедиться, что все розетки рабочие;
• Освещение должно быть эффективным, достаточно ярким. Впрочем, поменять светильники можно и за свой счет — потом снимете и заберете, только старые не выбрасывайте;
• Проверьте работу кондиционеров, это критически важно летом. Может оказаться, что приборы давно не проверялись и не работают из-за накопившейся пыли;
• Обязательно проверьте скорость Wi-Fi! Без интернета сейчас работать невозможно, это очень важный момент.

Представьте себе, как расставите столы и рассадите сотрудников, познакомьтесь с соседями. Не въезжайте в офис, пока не подпишите акт приемки, перед этим арендодатель должен устранить все недостатки, которые вы выявили при осмотре помещения.

Что касается выезда, то помещение сдается тоже по акту приема-передачи. Пока он не подписан, будет начисляться арендная плата, поэтому вызывайте арендодателя на приемку офиса, чтобы сделать все по правилам. Иначе с вас могут потребовать оплату за период, когда помещением вы уже не пользовались.

Наша компания предлагает для своих клиентов возможность снять взять в аренду офисное помещение напрямую от собственников. Это позволит вам сэкономить не только бюджет, но и время. Наши специалисты помогут подобрать для вас оптимальное бизнес пространство, проконсультируют вас по любым вопросам и помогут заключить договор аренды от 11 месяцев и более. 

Читайте также: